Dataopbevaringspolitik
Sidst opdateret: 3. juli 2024
Denne dataopbevaringspolitik beskriver, hvordan prismfolk indsamler, opbevarer og sletter personoplysninger og andre data i forbindelse med brugen af vores platform og tjenester. Politikken gælder for alle brugere, kunder og andre parter, hvis oplysninger behandles af Prismfolk.
1. Formål
Formålet med denne politik er at sikre, at data kun opbevares så længe, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet, og i overensstemmelse med gældende lovgivning og regulatoriske krav. Prismfolk er forpligtet til ansvarlig datahåndtering og beskyttelse af brugernes privatliv.
2. Hvilke data opbevares
Prismfolk kan indsamle og opbevare følgende kategorier af data:
- Kontooplysninger: Navn, e-mailadresse, adgangskodeoplysninger og kontaktdetaljer.
- Brugsdata: Aktivitetslogfiler, sessionsdata, sidevisninger og interaktioner med platformen.
- Betalingsoplysninger: Transaktionshistorik og faktureringsdata (betalingskortoplysninger opbevares ikke direkte).
- Kommunikationsdata: Beskeder sendt via kontaktformularer, e-mailkorrespondance og supporthenvendelser.
- Tekniske data: IP-adresser, browsertype, enhedsoplysninger og cookies.
- Uddannelsesdata: Kursusdeltagelse, fremskridt, resultater og certifikater.
3. Opbevaringsperioder
Data opbevares i perioder, der er proportionale med de formål, de tjener. Nedenstående tabel angiver de generelle opbevaringsperioder for forskellige datakategorier.
| Datakategori | Opbevaringsperiode | Begrundelse |
|---|---|---|
| Kontooplysninger | Så længe kontoen er aktiv, plus 2 år | Kontoadministration og serviceleverance |
| Betalings- og faktureringsdata | 7 år | Regnskabsmæssige og lovmæssige forpligtelser |
| Brugslogfiler | 12 måneder | Sikkerhed, fejlfinding og serviceoptimering |
| Kommunikationsdata | 3 år | Supporthistorik og dokumentation |
| Uddannelsesdata og certifikater | 5 år efter kursets afslutning | Dokumentation og brugerbehov |
| Tekniske logfiler og cookies | Op til 13 måneder | Sikkerhed og statistik |
| Slettede kontodata | 30 dage efter anmodning om sletning | Gendannelsesperiode og systemsikkerhed |
Disse perioder kan fraviges, hvis lovgivning, retssager eller andre legitime interesser kræver en længere opbevaring.
4. Grundlag for opbevaring
Data opbevares på grundlag af et eller flere af følgende:
- Opfyldelse af en kontrakt med brugeren eller kunden.
- Overholdelse af retlige forpligtelser, som prismfolk er underlagt.
- Legitime interesser, herunder sikkerhed, forebyggelse af misbrug og forbedring af tjenester.
- Samtykke fra den registrerede, hvor dette er indhentet.
5. Sletning og anonymisering
5.1 Automatisk sletning
Når en opbevaringsperiode udløber, slettes eller anonymiseres data automatisk, medmindre der foreligger en gyldig grund til fortsat opbevaring. Anonymiserede data kan anvendes til statistiske og analytiske formål uden tidsbegrænsning, da de ikke længere kan henføres til enkeltpersoner.
5.2 Sletning på anmodning
Brugere har ret til at anmode om sletning af deres personoplysninger. Sådanne anmodninger behandles inden for 30 dage. Sletning kan dog begrænses, hvis opbevaring er påkrævet af lovmæssige årsager eller for at beskytte legitime interesser.
5.3 Sikker sletning
Sletning foretages på en måde, der gør gendannelse umulig. Fysiske medier med personoplysninger destrueres i overensstemmelse med anerkendte sikkerhedsstandarder.
6. Datalagring og sikkerhed
Alle data opbevares på sikre servere med passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Adgang til data begrænses til autoriserede medarbejdere og systemer, der har et legitimt behov herfor. prismfolk anvender kryptering, adgangskontrol og regelmæssige sikkerhedsvurderinger for at beskytte opbevarede data.
7. Tredjeparter og databehandlere
Prismfolk kan anvende tredjepartsleverandører til at understøtte platformens drift. Disse databehandlere er kontraktmæssigt forpligtet til at overholde de samme opbevaringsstandarder og sikkerhedskrav som Prismfolk. Data deles ikke med tredjeparter til markedsføringsformål uden eksplicit samtykke.
8. Brugerrettigheder
Som bruger af SoValrens platform har du følgende rettigheder i relation til dine data:
- Indsigt: Ret til at få oplyst, hvilke data vi opbevarer om dig.
- Berigtigelse: Ret til at få unøjagtige oplysninger rettet.
- Sletning: Ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger.
- Begrænsning: Ret til at anmode om begrænsning af behandlingen af dine data.
- Dataportabilitet: Ret til at modtage dine data i et struktureret, maskinlæsbart format.
- Indsigelse: Ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
For at udøve dine rettigheder kan du kontakte os via de oplysninger, der fremgår af afsnittet om kontakt nedenfor.
9. Cookies og sporingsdata
Prismfolk anvender cookies og lignende teknologier til at forbedre brugeroplevelsen og analysere trafikmønstre. Sessionsbaserede cookies slettes automatisk, når browseren lukkes. Vedvarende cookies opbevares i overensstemmelse med de perioder, der er angivet i vores cookiepolitik, og som regel ikke ud over 13 måneder.
10. Ændringer til denne politik
Prismfolk forbeholder sig retten til at opdatere denne dataopbevaringspolitik, når det er nødvendigt for at afspejle ændringer i vores praksis, tjenester eller gældende lovgivning. Væsentlige ændringer meddeles brugerne via e-mail eller synlig notifikation på platformen. Fortsat brug af platformen efter offentliggørelse af ændringer udgør accept af den opdaterede politik.
11. Kontakt
Har du spørgsmål til denne dataopbevaringspolitik, eller ønsker du at udøve dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os:
- Virksomhed: Prismfolk
- Adresse: Byparken 1, 5700 Svendborg, Danmark
- E-mail: help@prismfolk.com
- Telefon: +45 29 93 37 44
- Hjemmeside: Prismfolk